Настройка бизнес-процессов: 3 ошибки, которых следует избегать для экономии времени и денег

В данной статье мы рассмотрим, как правильно настраивать бизнес-процессы на примере компании Yesim. Научитесь избегать распространенных ошибок, которые могут привести к лишним затратам и проблемам. Наша задача — помочь вам сэкономить время и финансы на автоматизации, избежав распространённых "граблей".

1. Перенос бизнес-процессов в сервисы до того, как отладить их на практике

Когда работа начинает накапливаться, и сотрудники не справляются с потоком заявок, духовное состояние команды может пошатнуться. Обычно в такой ситуации бизнесмен принимает решение о переносе всех процессов в новый сервис, чтобы "быстро решить проблему".

Собственник может подключить мессенджер-агрегатор, чтобы улучшить коммуникацию, но отсутствие должной организации процесса обработки заявок может привести к тому, что менеджеры всё равно будут путаться и недополучать ответственность. Без четкого планирования и понимания того, как дистрибуция запросов работает, новое решение только создаст дополнительный стресс и не приведет к ожидаемым результатам.

2. Внедрение непроверенных методов для настройки бизнес-процессов

Многие компании пытаются начать автоматизацию с решений, которые могут казаться подходящими альтернативами полноценным сервисам. Например, использование неофициального API для WhatsApp может показаться выгодным решением для рассылок, однако может привести к блокировке аккаунта.

Попытки экономии могут привести к потерям. Неофициальные методы могут обернуться блокировкой аккаунтов или потерей клиентской базы, что в долгосрочной перспективе окажется дороже, чем оплата лицензий на корректные и безопасные сервисы. Лучше обратиться к специалистам в данном вопросе – Pact – и быть уверенными в результативности.

3. Не описывать образ финального результата от настройки бизнес-процессов

Когда сроки поджимают, компании стремятся быстро внедрять автоматизацию, часто упуская из виду важность стратегического планирования. Нехватка времени на анализ и фиксацию текущих процессов может привести к поспешным решениям.

Если не задать четкие метрики успеха и не определить ожидаемые результаты, есть риск неожиданной потери видимости результатов автоматизации. Например, если заявку не удается обработать, это может быть связано не с сервисом, а с неверным распределением задач между менеджерами. Правильный подход позволит избежать лишних затрат на неэффективные решения.

Как настраивать бизнес-процессы: пошаговый план

Запишите все действия, которые происходят в компании, начиная с момента, когда потенциальный клиент обращается за помощью или интересуется услугами.

Пример: Опишите процесс обработки заявок через различные мессенджеры, обозначив контактные точки и действия менеджеров.

Отсортируйте бизнес-процессы. Разделите их на категории: часто повторяющиеся, редкие, простые и сложные. Сосредоточьтесь на процессах, которые требуют автоматизации. Зафиксируйте текущие метрики.Соберите данные по текущим процессам: например, количество входящих заявок и время отклика менеджеров. Поставьте реалистичные цели. Определите, какие метрики необходимо улучшить, основываясь на ваших данных. Например, если среднее время ответа — 30 минут, поставьте цель снизить его до 20 минут. Оцените и автоматизируйте процессы. Обсудите описанные процессы с командой, выявите проблемные места, упростите их, а затем интегрируйте в соответствующие сервисы.

Заключение

Правильная настройка бизнес-процессов — залог успешного функционирования компании. Избегая распространённых ошибок, можно существенно улучшить качество обслуживания клиентов и повысить внутреннюю эффективность. Мы приглашаем вас подключить мессенджер-агрегатор для коммуникации и продаж, что позволит вам сделать шаг вперед в автоматизации и эффективно справляться с входящими запросами.

Надежный мобильный интернет в 200+ странах –– по цене чашечки кофе!

Забирай!